Thứ hai, ngày 19/11/2018login
  •  
    Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác nhận, ghi vào sổ các sự kiện hộ tịch của cá nhân nhằm xác định tình trạng nhân thân của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và thực hiện quản lý về dân cư, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Các sự kiện hộ tịch cơ bản của mỗi cá nhân được đăng ký và quản lý trong sổ hộ tịch bao gồm: khai sinh, kết hôn, ly hôn, khai tử, nuôi con nuôi, giám hộ, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính v.v. Đăng ký và quản lý hộ tịch có ý nghĩa quan trọng để Nhà nước thực hiện quản lý dân cư và  quản lý các mặt kinh tế, xã hội, quốc phòng - an ninh đồng thời tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước công nhận và bảo hộ các quyền nhân thân phi tài sản và quyền quyền nhân thân gắn liền với tài sản của cá nhân.
    Ở nước ta, việc đăng ký và quản lý hộ tịch có lịch sử lâu đời từ thời phong kiến nhà Trần và các triều đại phong kiến tiếp theo. Tuy nhiên, việc quản lý hộ tịch được thực hiện một cách đầy đủ, khoa học chỉ được bắt đầu từ thời kỳ Pháp thuộc. Điểm nổi bật trong hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch của thời kỳ Pháp thuộc là có một đội ngũ hương chức chuyên làm công tác hộ tịch, gọi là Hộ lại. Hộ lại là người nắm giữ sổ sách hộ tịch và trực tiếp đăng ký các việc hộ tịch trong địa bàn cấp xã do mình phụ trách. Vì việc quản lý hộ tịch đòi hỏi phải nắm rất kỹ từng người dân, từng gia đình nên chức danh Hộ lại được bổ nhiệm suốt đời (trừ phi bị truất chức do vi phạm), thậm chí được khuyến khích “cha truyền con nối”. Điểm nổi bật thứ hai trong quản lý hộ tịch thời Pháp thuộc là có hệ thống sổ sách hộ tịch (gọi là “sổ bộ”) đầy đủ, khoa học và được bảo quản rất cẩn thận. Hiện nay, một số sổ sách hộ tịch thời Pháp thuộc vẫn còn được lưu giữ tại các thành phố: Hà Nội, Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh, Cần Thơ.
    Sau Cách mạng Tháng tám năm 1945, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch vẫn được Nhà nước ta tiếp tục duy trì và phát triển. Theo tinh thần của Sắc lệnh số 47/SL ngày 10/10/1945 của Chủ tịch Hồ Chí Minh thì các thể lệ đăng ký hộ tịch đã được quy định trong Bộ Dân luật giản yếu được áp dụng ở Nam kỳ, Hoàng Việt hộ luật được áp dụng ở Trung kỳ và Dân luật Bắc Kỳ vẫn được tiếp tục áp dụng. 
    Ngày 08/5/1956, Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 764/TTg kèm theo Bản Điều lệ hộ tịch. Ngày 16/01/1961, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 04/CP, kèm theo Bản Điều lệ đăng ký hộ tịch mới thay thế Bản điều lệ được ban hành kèm theo Nghị định số 764/TTg. Theo quy định tại hai bản điều lệ nói trên, thì Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) là cơ quan được Hội đồng Chính phủ giao nhiệm vụ thống nhất chỉ đạo, tổ chức quản lý hộ tịch, việc đăng ký hộ tịch do Uỷ ban hành chính xã, thị trấn, thị xã, khu phố phụ trách.
    Từ năm 1987, nhiệm vụ quản lý nhà nước về hộ tịch được chuyển giao từ Bộ Nội vụ sang Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân các cấp trên cơ sở Nghị định số 219/HĐBT ngày 20/11/1987 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ); từ thời điểm này, Bộ Tư pháp được giao nhiệm vụ thống nhất quản lý Nhà nước về hộ tịch trên phạm vi cả nước.
    Để đánh giá một cách khách quan, toàn diện thực trạng công tác hộ tịch trong những thập kỷ qua, rút ra những bài học kinh nghiệm thành công và chưa thành công, trên cơ sở đó đề xuất giải pháp tạo sự chuyển biến cơ bản, bền vững cho công tác hộ tịch, Bộ Tư pháp phối hợp với một số bộ, ngành và địa phương tổ chức tổng kết công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Theo Kế hoạch tổng kết công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch (ban hành kèm theo Quyết định số 4279/QĐ-BTP ngày 17/11/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp) trong thời gian từ tháng 2/2012 đến hết tháng 3/2012, Ủy ban nhân dân các cấp (cấp xã, cấp huyện và cấp tỉnh) và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) đã tiến hành tổng kết công tác hộ tịch. Đến nay, Bộ Tư pháp đã nhận được Báo cáo tổng kết của Bộ Ngoại giao và của 63 Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là UBND cấp tỉnh) cùng với số liệu thống kê theo 13 biểu mẫu kèm theo.
     Trên cơ sở tổng hợp báo cáo kết quả tổng kết của các bộ, ngành có liên quan; các địa phương trong cả nước và các Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện), Bộ Tư pháp xây dựng Báo cáo tổng kết công tác đăng ký và quản lý hộ tịch bao gồm các nội dung sau đây:
    I. NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG CÔNG TÁC  ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH
    Với sự quan tâm, đầu tư của các cấp, các ngành (từ Trung ương đến cơ sở), công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trong 25 năm qua đã đạt được nhiều kết quả quan trọng, cụ thể là:
    1. Thể chế về công tác hộ tịch được tăng cường với việc nhiều văn bản quy phạm pháp luật đã được ban hành
    Thời kỳ đầu (khi ngành Tư pháp nhận bàn giao), công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 04/CP ban hành Điều lệ đăng ký hộ tịch mới cho đến ngày 10/10/1998 Chính phủ ban hành Nghị định số 83/1998/NĐ-CP về đăng ký hộ tịch thay thế Nghị định số 04/CP (sau đây gọi chung là Nghị định số 83/1998/NĐ-CP). Sự ra đời của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP đã đánh dấu một bước chuyển biến quan trọng trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở nước ta, cũng từ đó, việc lưu sổ hộ tịch cũng đã bắt đầu được các địa phương thực hiện; tuy nhiên trong thời gian này, do đại đa số các xã, phường thị trấn không có cán bộ Tư pháp - Hộ tịch chuyên trách (thường do Trưởng Công an xã kiêm nhiệm) nên công tác hộ tịch ở giai đoạn này vẫn còn nhiều bất cập, việc cấp giấy tờ hộ tịch mà không vào sổ, cấp không chính xác hoặc cấp khống giấy tờ hộ tịch… vẫn xảy ra ở nhiều địa phương.
    Kể từ khi Đảng và Nhà nước ta thực hiện đường lối đổi mới, mở cửa, các quan hệ trên nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội... giữa Việt Nam và các nước trên thế giới ngày càng được củng cố và phát triển; trong đó có lĩnh vực hôn nhân và gia đình giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài. Để kịp thời điều chỉnh các việc về hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã ban hành Nghị định số 12/HĐBT ngày 01/12/1989 quy định về thủ tục về kết hôn giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài.
    Ngày 29 tháng 12 năm 2005 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch, thay thế Nghị định số 83/1998/NĐ-CP (sau đây gọi chung là Nghị định số 158/2005/NĐ-CP). Giữ nguyên quy định về đăng ký sổ kép tại Nghị định số 83/1998/NĐ-CP, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP quy định việc lưu sổ ở hai cấp là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) và Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là UBND cấp huyện) (thay vì quy định trước đây là UBND cấp tỉnh). Nghị định số 158/2005/NĐ-CP cũng đã quy định rõ: Cán bộ Tư pháp hộ tịch là công chức cấp xã, giúp UBND cấp xã thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong đăng ký và quản lý hộ tịch; đối với những xã, phường, thị trấn có đông dân cư, số lượng công việc hộ tịch nhiều, thì phải có cán bộ chuyên trách làm công tác hộ tịch, không kiêm nhiệm các công tác tư pháp khác.
    Ở thời điểm hiện tại, ngoài những quy định có tính nguyên tắc liên quan đến hộ tịch và đăng ký hộ tịch tại Bộ luật Dân sự năm 2005 (quy định về quyền nhân thân), Luật Bảo vệ Chăm sóc và Giáo dục trẻ em năm 2004 (quy định về quyền được đăng ký khai sinh và có quốc tịch), Luật Hôn nhân và gia đình năm 2000 (quy định về kết hôn; nhận cha, mẹ, con), Luật Nuôi con nuôi năm 2010 (quy định về nuôi con nuôi trong nước và nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài), còn có tới 06 Nghị định, 01 Thông tư liên tịch và 05 Thông tư điều chỉnh trực tiếp trong lĩnh vực hộ tịch (xem bảng Phụ lục đính kèm).
    Cho đến nay, mặc dù Nhà nước ta chưa có một đạo luật riêng về hộ tịch nhưng hệ thống pháp luật điều chỉnh trong lĩnh vực hộ tịch (kể cả văn bản pháp luật điều chỉnh lĩnh vực hộ tịch trong nước và hộ tịch có yếu tố nước ngoài) đã ngày càng được tăng cường và đã phát huy hiệu quả, góp phần tích cực cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, cụ thể là:
    - Tạo hành lang pháp lý bảo đảm cho sự quản lý của Nhà nước về công tác hộ tịch;
    - Bảo đảm sự thống nhất trong toàn quốc và các Cơ quan đại diện trong việc thực hiện các văn bản pháp luật về hộ tịch;
    - Bảo đảm công khai, minh bạch về thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời gian giải quyết các yêu cầu đăng ký hộ tịch;
    - Tạo điều kiện thuận lợi cho công dân khi có yêu cầu đăng ký hộ tịch;
    - Định hướng lành mạnh hóa quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài, phù hợp với thuần phong mỹ tục tốt đẹp của dân tộc Việt Nam; góp phần vào hội nhập quốc tế.
    2. Hệ thống cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch và đội ngũ cán bộ làm công tác hộ tịch từ Trung ương đến cấp xã được củng cố, kiện toàn
    2.1. Về hệ thống cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch
    2.1.1. Cấp Trung ương:
    a) Bộ Tư pháp
    Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thực hiện thống nhất quản lý nhà nước về hộ tịch trong phạm vi cả nước. Vụ Hành chính tư pháp là đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch. Phòng Hộ tịch thuộc Vụ Hành chính tư pháp được thành lập ngày 05/12/2009, theo Quyết định số 305/QĐ-BTP ngày 05/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Hành chính tư pháp (trước đây khi chưa thành lập Phòng thì có bộ phận riêng phụ trách công tác hộ tịch).
    b) Bộ Ngoại giao
    Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài. Tại Bộ Ngoại giao, Cục Lãnh sự là cơ quan được Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ủy quyền hướng dẫn, quản lý công tác quốc tịch, hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo Quyết định số 1622/2008/QĐ-BNG ngày 26/03/2008 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao. Theo cơ cấu tổ chức của Cục Lãnh sự, Phòng Lãnh sự ngoài nước được giao nhiệm vụ theo dõi, quản lý và hướng dẫn việc thực hiện đăng ký và quản lý hộ tịch ở ngoài nước và Phòng Pháp lý lãnh sự có nhiệm vụ phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan xây dựng các văn bản pháp quy trong lĩnh vực hộ tịch và hướng dẫn các văn bản mới ban hành trong lĩnh vực này.
    2.1.2. Cấp tỉnh:
    UBND cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong địa phương mình. Sở Tư pháp giúp UBND cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong quản lý nhà nước về hộ tịch và thực hiện đăng ký các việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp.
    UBND cấp tỉnh thực hiện việc đăng ký kết hôn, nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài; Sở Tư pháp thực hiện đăng ký việc khai sinh, khai tử, giám hộ có yếu tố nước ngoài; đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch; bổ sung, điều chỉnh hộ tịch; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; cấp lại bản chính Giấy khai sinh cho người nước ngoài và người Việt Nam định cư tại nước ngoài trong trường hợp trước đây họ đã đăng ký hộ tịch tại Việt Nam.
    Cho đến thời điểm hiện tại, hầu hết các Sở Tư pháp đã thành lập riêng Phòng Hành chính tư pháp (trước đây phòng này còn quản lý cả công tác Bổ trợ Tư pháp). Việc tách riêng Phòng Hành chính tư pháp cũng đã thể hiện sự quan tâm hơn đối với công tác Hành chính tư pháp, trong đó có công tác hộ tịch; tạo điều kiện về thời gian để phòng này đầu tư hơn cho công tác hộ tịch.
     2.1.3. Cấp huyện:
    UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong địa phương mình và thực hiện đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính và bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi; cấp lại bản chính Giấy khai sinh, cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch.
    Phòng Tư pháp giúp UBND cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong quản lý nhà nước về hộ tịch trong phạm vi địa phương.
    2.1.4. Cấp xã:
    UBND cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong địa phương mình. Công chức Tư pháp - Hộ tịch có trách nhiệm giúp UBND cấp xã thực hiện quản lý Nhà nước về hộ tịch.
    UBND cấp xã thực hiện đăng ký việc khai sinh; kết hôn; khai tử; nhận nuôi con nuôi; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi và bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước (bao gồm cả trường hợp đăng ký khai sinh cho con của người nước ngoài cư trú ổn định, lâu dài tại Việt Nam và con của công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài)…
    2.1.5. Cơ quan đại diện:
    Cơ quan đại diện thực hiện việc quản lý nhà nước về hộ tịch. Viên chức Lãnh sự làm công tác hộ tịch có trách nhiệm giúp Cơ quan đại diện thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về hộ tịch. Một số Cơ quan đại diện lớn thành lập riêng Phòng Lãnh sự (như Đại sứ quán Việt Nam tại liên bang Nga, Pháp, Séc, Hoa Kỳ, Thái Lan…).
    Cơ quan đại diện Việt Nam thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài và có quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam; đăng ký kết hôn; đăng ký khai tử; đăng ký việc nhận nuôi con nuôi; đăng ký việc giám hộ; đăng ký việc nhận cha, mẹ, con; đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch; đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn; đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi; cấp lại bản chính Giấy khai sinh; cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài...
     2.2. Về đội ngũ cán bộ công chức làm công tác hộ tịch
    2.2.1. Tại Bộ Tư pháp: Vụ Hành chính tư pháp là đơn vị chức năng giúp Bộ trưởng trong việc quản lý hành chính tư pháp, trong đó có công tác hộ tịch. Phòng Quản lý Hộ tịch thuộc Vụ Hành chính tư pháp có 07 công chức đều có trình độ cử nhân Luật trở lên.
    2.2.2. Tại Sở Tư pháp: Phòng Hành chính tư pháp thuộc Sở Tư pháp có chức năng giúp Giám đốc Sở Tư pháp trong việc quản lý hộ tịch, quốc tịch, lý lịch tư pháp, chứng thực, bồi thường Nhà nước… có trung bình từ 03 đến 04 công chức (2 thành phố lớn là thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh có số công chức nhiều hơn).
    2.2.3. Tại UBND cấp huyện: không có công chức chuyên trách về hộ tịch,  công tác hộ tịch do công chức của Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện kiêm nhiệm. Biên chế bình quân hiện nay của các Phòng Tư pháp (ngoại trừ Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh) có từ 3-4 công chức. 
    2.2.4. Tại UBND cấp xã: hiện tại trong cả nước có 16.820 cán bộ làm công tác hộ tịch trên tổng số 11.118 đơn vị hành chính cấp xã (trong đó có 15.249 công chức Tư pháp - Hộ tịch và 1.571 cán bộ hợp đồng[1]).
    Mặc dù, hiện tại Nhà nước ta chưa có văn bản nào quy định chức danh Hộ tịch chuyên trách mà chỉ có chức danh công chức Tư pháp - Hộ tịch, nhưng trên thực tế, do sự quá tải về công tác Tư pháp và công tác Hộ tịch nên nhiều địa phương đã vận dụng bố trí 2 công chức Tư pháp - Hộ tịch, trong đó một công chức chuyên làm công tác Tư pháp, một công chức chuyên làm công tác Hộ tịch (có 8.683 công chức chuyên trách làm công tác Hộ tịch, chiếm 57% trên tổng số công chức Tư pháp - Hộ tịch); 6.566 công chức kiêm nhiệm công tác Tư pháp và Hộ tịch (chiếm 43% trong tổng số công chức Tư pháp - Hộ tịch) và 1.571 cán bộ hợp đồng.
              Trong số 15.249 công chức Tư pháp - Hộ tịch có 4.090 người có trình độ Đại học Luật (chiếm 27%), 7.633 người có trình độ Trung cấp Luật (chiếm 50%), còn lại là chuyên môn khác 3.526 công chức (chiếm 23%). Số công chức Tư pháp - Hộ tịch có thời gian làm công tác Tư pháp - Hộ tịch trên 5 năm là 8.224 công chức (54%), số còn lại 7.025 công chức đảm nhiệm công việc này dưới 5 năm (46%) (xem bảng Phụ lục 1 đính kèm).
    2.2.5. Tại các Cơ quan đại diện: mỗi Cơ quan đại diện có ít nhất 01 cán bộ làm công tác lãnh sự trong đó có công tác hộ tịch, cá biệt có những nơi công tác lãnh sự nhiều và đa dạng, đông bà con Việt Nam làm ăn, sinh sống, còn bố trí tới 2 hoặc nhiều cán bộ làm công tác lãnh sự.
    3. Dữ liệu hộ tịch được hình thành với hệ thống sổ sách về hộ tịch được lưu trữ, sử dụng lâu dài
    Sổ đăng ký hộ tịch là tài sản của nhà nước, là tài liệu gốc và cũng là căn cứ pháp lý để phục vụ cho công tác tra cứu, sao lục, cấp giấy tờ chứng nhận về tình trạng nhân thân của cá nhân khi cần thiết, do đó phải được lưu trữ, bảo quản lâu dài. Thực hiện quy định tại Nghị định số 83/1998/NĐ-CP, việc lưu sổ hộ tịch ở các địa phương trong thời kỳ này đã cải tiến một bước đáng kể; trừ một số thành phố lớn, rất nhiều địa phương đến thời điểm thi hành Nghị định số 83/1998/NĐ-CP (năm 1999) mới bắt đầu thực hiện việc lưu sổ hộ tịch.
    Cùng với việc triển khai thi hành Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, việc ghi sổ kép và lưu sổ cũng được triển khai và thực hiện nghiêm túc hơn, nội dung trong sổ được viết rõ ràng, sạch sẽ, ít sai sót hơn; việc sửa chữa sai sót cũng đã được thực hiện theo đúng hướng dẫn. Nhiều địa phương đã đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho việc lưu sổ hộ tịch (bố trí kệ sắt, tủ, phòng lưu trữ…).
    Hiện tại, ở cả 03 cấp trong cả nước (tỉnh, huyện, xã) đang lưu một số lượng tương đối lớn: 771.909 sổ hộ tịch (Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn và Sổ đăng ký khai tử)[2] (xem bảng Phụ lục 2 đính kèm) và 56.866.079 dữ liệu đăng ký trong các sổ lưu này (xem bảng Phụ lục 4 đính kèm), bao gồm:
    - Sổ đăng ký khai sinh: 351.030 quyển, trong đó có 38.313.997 dữ liệu khai sinh;
    - Sổ đăng ký kết hôn: 236.546 quyển, trong đó có 13.261.139 dữ liệu kết hôn;
    - Sổ đăng ký khai tử: 184.333 quyển, trong đó có 5.290.943 dữ liệu khai tử.
    Ngoài ra, một số Sở Tư pháp[3] còn lưu trữ được sổ hộ tịch từ chế độ cũ như: 
    + Sở Tư pháp thành phố Hà Nội còn lưu được 1.274 sổ hộ tịch được đăng ký từ năm 1881 đến 31/7/1956 trên địa bàn 36 phố cổ, trong đó có 488.200 dữ liệu hộ tịch trong các sổ này.
    + Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh lưu được 4.149 quyển sổ hộ tịch từ năm từ năm 1880 đến năm 1953, riêng Bản án thế vì khai sinh, khai tử, hôn thú cũng lưu được 1.793 quyển; trong đó riêng dữ liệu về khai sinh đã có 446.678 dữ liệu về khai sinh từ năm 1945 – 1953 và 355.600 án thế vì khai sinh.
    + Sở Tư pháp thành phố Cần Thơ lưu được 1.611 sổ hộ tịch từ năm 1911 đến năm 1975, trong đó 417.384 dữ liệu về khai sinh (trong đó có 89.082 Bản án thế vì khai sinh), 61.683 dữ liệu về kết hôn và 117.715 dữ liệu về khai tử.
    Tại Bộ Ngoại giao và Các cơ quan đại diện đang lưu 528 quyển sổ hộ tịch[4] (xem bảng Phụ lục 3 đính kèm) và  40.737 dữ liệu đăng ký trong các sổ lưu này (xem bảng Phụ lục 5 đính kèm), trong đó:
    - Sổ đăng ký khai sinh: 310 quyển, trong đó có 30.413 dữ liệu khai sinh;
    - Sổ đăng ký kết hôn: 155 quyển, trong đó có 9.219 dữ liệu kết hôn;
    - Sổ đăng ký khai tử: 63 quyển, trong đó có 1.105 dữ liệu khai tử.
    Ngoài hệ thống dữ liệu hộ tịch bằng giấy (sổ hộ tịch) trong những năm gần đây, dữ liệu hộ tịch điện tử cũng đã bắt đầu được hình thành. Một số tỉnh/thành phố đã xây dựng phần mềm phục vụ cho việc đăng ký và quản lý hộ tịch; bước đầu bảo đảm chính xác hơn số liệu thống kê, báo cáo; bước đầu đáp ứng yêu cầu tra cứu cũng như cấp các giấy tờ hộ tịch của cá nhân.
    4. Cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký và quản lý hộ tịch được đẩy mạnh, ngày càng tạo thuận lợi cho người dân trong đăng ký hộ tịch
    4.1. Cải cách việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch
    Nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, tạo thuận lợi cho người dân và các cơ quan có thẩm quyền khi sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch; đồng thời hướng tới việc cắt giảm thủ tục hành chính theo mục tiêu và yêu cầu của Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính trong các lĩnh vực quản lý Nhà nước (Đề án 30 của Chính phủ), ngày 18/12/2009 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quyết định số 3924/QĐ-BTP phê duyệt Đề án "Cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch". Kết quả của việc cải tiến trong việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch đã  giảm 54,4% tổng số sổ, biểu mẫu hộ tịch; giảm 94,4% mẫu trước đây do Nhà nước (Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, các Cơ quan đại diện Việt Nam) độc quyền in, phát hành, những biểu mẫu này hiện được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp để các cơ quan đăng ký hộ tịch và người dân có thể tự in để sử dụng miễn phí.
     4.2. Phân cấp thẩm quyền đăng ký hộ tịch
    Nghị định số 158/2005/NĐ-CP đã phân cấp một số việc hộ tịch trước đây thuộc thẩm quyền của UBND cấp tỉnh cho Sở Tư pháp, UBND cấp huyện và UBND cấp xã trực tiếp thực hiện. Việc giao cho UBND cấp huyện, đặc biệt là UBND cấp xã thực hiện một số việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của UBND cấp tỉnh trước đây (như thay đổi, cải chính hộ tịch) đã tạo thuận lợi cho các công dân khi có yêu cầu đăng ký hộ tịch (đi lại thuận tiện hơn nên chi phí ít hơn, thời gian giải quyết nhanh hơn...); ngoài ra, việc phân cấp thẩm quyền này cũng đã giảm bớt yêu cầu trực tiếp giải quyết hồ sơ tại Sở Tư pháp, để Sở Tư pháp có thời gian hơn cho nhiệm vụ quản lý.
    4.3. Đơn giản hóa và công khai thủ tục đăng ký hộ tịch
    Nghị định số 83/1998/NĐ-CP đã có những quy định cụ thể hơn về thẩm quyền, trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch so với Điều lệ đăng ký hộ tịch năm 1961, điều này không chỉ giúp cho các cơ quan đăng ký hộ tịch dễ dàng thực hiện mà còn tạo thuận lợi cho người dân trong việc chuẩn bị hồ sơ và cách thức liên hệ các cơ quan có thẩm quyền để được giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch. Nghị định số 158/2005/NĐ-CP còn thể hiện cải cách hơn nữa về thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch: bỏ bớt nhiều loại giấy tờ không thực sự cần thiết trong thủ tục đăng ký hộ tịch; cá nhân được quyền ủy quyền cho người khác làm thủ tục đăng ký hộ tịch cho mình; cá nhân được đề nghị cấp bản sao giấy tờ hộ tịch qua đường bưu điện…). Mặt khác, các quy định về thẩm quyền, các giấy tờ phải có trong hồ sơ đăng ký hộ tịch, thời hạn giải quyết, lệ phí (nếu có) … đều được niêm yết công khai tại trụ sở các cơ quan đăng ký hộ giúp cho người dân dễ dàng tìm hiểu về thẩm quyền, trình tự, thủ tục đối với từng loại việc hộ tịch.
    5. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật hộ tịch đã được quan tâm, nhận thức của người dân trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch đã được nâng lên, tỷ lệ đăng ký hộ tịch tăng cao
    Do các cấp ủy, chính quyền địa phương đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác hộ tịch, nên đã quan tâm, đầu tư hơn cho công tác tuyên truyền, qua đó, người dân đã nhận thức được việc đăng ký hộ tịch vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ của mình nên đã tự giác đi đăng ký, qua đó tỷ lệ đăng ký hộ tịch đã được tăng lên. Quy định về đăng ký hộ tịch lưu động ở khu vực miền núi, vùng sâu, vùng xa cũng đã được triển khai ở một số địa phương, qua mỗi đợt đăng ký lưu động, đa số các sự kiện hộ tịch phát sinh trên địa bàn tại thời điểm đó đã được đăng ký.
    Riêng trong lĩnh vực đăng ký khai sinh, trong năm 2001, Bộ Tư pháp đã phát động năm tập trung đăng ký khai sinh cho trẻ em và đã thu được những thành tựu to lớn (tính bình quân chung cả nước có thể lên tới con số hàng trăm ngàn trẻ em chưa được đăng ký khai sinh đã được đăng ký), tỷ lệ trẻ em được đăng ký khai sinh qua đợt phát động này đã tăng đột biến lên trên 90% tính bình quân chung cả nước; trong đó, nhiều địa phương đạt trên 90%, hoặc xấp xỉ 100%. Cho đến nay, tỷ lệ này vẫn được duy trì: đạt trên 90% đối với các thành phố, đồng bằng tỷ lệ này là khoảng từ 95% đến 98%, các tỉnh miền núi đạt gần 85%, trong đó tỷ lệ đăng ký khai sinh đúng hạn cũng chiếm một tỷ lệ đáng kể.
    Thực hiện Nghị định số 77/2001/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2001 của Chính phủ quy định chi tiết về đăng ký kết hôn theo Nghị quyết số 35/2000/QH10 của Quốc hội về việc thi hành Luật Hôn nhân và gia đình các địa phương đã tiến hành rà soát, thống kê, phân loại số trường hợp xác lập quan hệ vợ chồng từ trước ngày 03/01/1987 và nam nữ chung sống với nhau như vợ chồng từ sau ngày 03/01/1987 mà chưa đăng ký kết hôn để vận động họ đi đăng ký kết hôn; qua triển khai thực hiện, đa số những trường hợp nam, nữ sống chung như vợ chồng nhưng chưa đăng ký kết hôn đã đi làm thủ tục đăng ký kết hôn.
    Tình trạng người chết không đăng ký khai tử những năm trước đây đã dần dần được khắc phục, điều này được thể hiện ở dữ liệu hộ tịch được đăng ký trong sổ hộ tịch hiện lưu ở các địa phương (xem bảng Phụ lục số 4 đính kèm).
    6. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký, lưu trữ dữ liệu về hộ tịch bước đầu được triển khai ở một số địa phương
    Hầu hết các xã, phường, thị trấn trong cả nước đã có hệ thống máy tính kết nối mạng Internet phục vụ cho việc tra cứu các văn bản hộ tịch, cũng như nghiên cứu các thông tin phục vụ cho công việc hàng ngày; việc khai thác thông tin để phục vụ cho công tác qua các trang thông tin điện tử ngày càng được các công chức Tư pháp - Hộ tịch sử dụng và đã đem lại lợi ích thiết thực trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Một số địa phương đã xây dựng phần mềm quản lý hộ tịch sử dụng ở cả 3 cấp (tỉnh, huyện, xã), nhiều địa phương cũng đã thí điểm triển khai thực hiện tại một số địa bàn trong địa phương, số địa phương khác cũng bắt đầu xúc tiến công việc này (xem bản phụ lục 6 đính kèm).
    7. Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch có yếu tố nước ngoài đã có những chuyển biến tích cực, nhất là trong lĩnh vực đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với công dân nước ngoài
    Công tác hộ tịch có yếu tố nước ngoài đã có những chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu quản lý Nhà nước cũng như đăng ký các việc hộ tịch phát sinh giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài, đặc biệt trong lĩnh vực đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với công dân nước ngoài. Chất lượng các đôi kết hôn được nâng lên rõ rệt, chị em đã chủ động tìm hiểu và lựa chọn người chồng nước ngoài theo ý muốn của mình. Qua thủ tục phỏng vấn đã từ chối những trường hợp đăng ký kết hôn do vi phạm các quy định đã nêu trong Chỉ thị số 03/2005/CT-TTg và Nghị định số 69/2006/NĐ-CP[5]. Cũng qua thủ tục phỏng vấn, chị em đã phải học ngoại ngữ, tìm hiểu về nhân thân của người chồng  tương lai và các phong tục, tập quán của nước mà họ chuẩn bị đến làm dâu... Ở một số địa phương do có sự phối hợp đồng bộ giữa Sở Tư pháp và Trung tâm hỗ trợ kết hôn thuộc Hội liên hiệp phụ nữ tỉnh/thành phố nên nhiều trường hợp chị em trước khi làm thủ tục đăng ký kết hôn đã đến với các Trung tâm hỗ trợ kết hôn để được tư vấn đầy đủ về mặt tâm lý, văn hóa, pháp luật, phong tục tập quán; dạy nấu ăn, dạy ngôn ngữ..., từ đó giúp họ có vốn kiến thức nhất định khi ra nước ngoài. Số chị em đã kết hôn bằng lòng với cuộc sống của mình với chồng, với gia đình chồng ở nước ngoài chiếm tỷ lệ khá cao (trên 75%).
    Qua tổng hợp số liệu báo cáo của các Sở Tư pháp, thì từ năm 1995 đến năm 2010 đã giải quyết 257.555 trường hợp kết hôn có yếu tố nước ngoài (bao gồm cả số trường hợp công nhận việc kết hôn của công dân Việt Nam đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài). Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài từ năm 1998 đến năm 2010 là 25.721 trường hợp.
    8. Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện
    Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài đã được Bộ Ngoại giao quan tâm, coi đó là một trọng tâm của hoạt động lãnh sự trong tình hình mới. Giữa Bộ Ngoại giao và Bộ Tư pháp đã xây dựng mối quan hệ phối hợp chặt chẽ, hiệu quả  trong xây dựng thể chế về hộ tịch, bảo đảm hướng dẫn thống nhất việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện. Không chỉ là số lượng, chất lượng đội ngũ viên chức lãnh sự cũng được Bộ Ngoại giao quan tâm, bồi dưỡng: mỗi năm, đã tổ chức ít nhất 01 khóa bồi dưỡng nghiệp vụ lãnh sự (trong đó có nghiệp vụ về hộ tịch) cho cán bộ lãnh sự đi công tác nhiệm kỳ tại các Cơ quan đại diện.
    Bộ Ngoại giao cũng đã chỉ đạo các Cơ quan đại diện thống nhất sử dụng sổ, biểu mẫu do Bộ Tư pháp in và phát hành theo đúng quy định của pháp luật. Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch bằng giấy (sổ hộ tịch) lưu tại các Cơ quan đại diện và tại Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) đã phục vụ cho việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh, cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch cho công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại các Cơ quan đại diện.
    9. Khẳng định vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác hộ tịch đối với công tác quản lý nhà nước và bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân
    9.1. Vị trí, vai trò và tầm quan trọng đối của công tác hộ tịch đối với công tác quản lý nhà nước
    Công tác hộ tịch đã góp phần tích cực trong quản lý nhà nước, phục vụ đắc lực cho các cấp, các ngành hữu quan trong hoạch định và xây dựng các chính sách và kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội phù hợp, sát với tình hình thực tế như các chính sách về dân số, phân bổ dân cư, chia tách, sáp nhập địa giới hành chính… Ngoài ra, bảo đảm chính xác thông tin đăng ký hộ tịch còn giúp cho việc xác định độ tuổi (tuổi tham gia nghĩa vụ quân sự, tuổi chịu trách nhiệm hình sự, tuổi vào các cấp học, tuổi công tác ...), nhóm tuổi, số con trong gia đình, khoảng cách giữa các lần sinh, từ đó giúp cho việc thống kê số nhân khẩu, phổ cập giáo dục; số liệu về đăng ký hộ tịch còn phục vụ cho an sinh xã hội như việc cấp thẻ bảo hiểm y tế miễn phí cho trẻ em dưới 6 tuổi; ngoài ra, số liệu đăng ký hộ tịch cũng là cơ sở để các cấp chính quyền địa phương xây dựng kế hoạch đầu tư kết cấu hạ tầng như xây dựng trường học, công trình phúc lợi...
    9.2. Bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân
    Việc đăng ký hộ tịch đã tạo cơ sở pháp lý bảo đảm một số quyền nhân thân cơ bản của cá nhân (như quyền đối với họ tên, quyền thay đổi họ tên, quyền xác định dân tộc, quyền được khai sinh, quyền kết hôn… đã được ghi nhận trong Bộ Luật Dân sự). Thông qua việc đăng ký khai sinh (khởi đầu việc đăng ký sự kiện hộ tịch của mỗi cá nhân) đã bảo đảm quyền được khai sinh, một trong những quyền quan trọng đầu tiên của trẻ em theo tuyên bố tại Công ước của Liên Hợp quốc về quyền trẻ em: "Trẻ em phải được đăng ký ngay lập tức sau khi sinh ra và có quyền ngay từ khi ra đời, có họ tên, có quốc tịch và trong chừng mực có thể, quyền được biết cha mẹ mình là ai và được chính cha mẹ mình chăm sóc"; tại Luật bảo vệ, chăm sóc và giáo dục trẻ em của Việt Nam cũng khẳng định:" trẻ em có quyền được khai sinh và có quốc tịch". Tuy nhiên, quyền được khai sinh không phải là quyền riêng có của trẻ em mà là quyền của bất cứ cá nhân nào; theo quy định của Bộ Luật Dân sự thì việc bảo đảm quyền đăng ký hộ tịch cũng đồng nghĩa với việc bảo đảm quyền nhân thân cơ bản của mỗi cá nhân.
    II. NHỮNG HẠN CHẾ VÀ NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH
    1. Hạn chế
    Bên cạnh những mặt đã đạt được như đã nêu ở trên, hiện tại công tác đăng ký và quản lý hộ tịch vẫn còn những hạn chế, yếu kém nên đã ảnh hưởng đến chất lượng công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả công tác quản lý dân cư, quản lý xã hội; cũng vì vậy mà công tác hộ tịch chưa đóng góp được nhiều cho việc dự báo để hoạch định, xây dựng và thực thi chính sách về kinh tế, xã hội và an ninh quốc phòng của đất nước.
    Những hạn chế, yếu kém trong công tác hộ tịch thể hiện trên những mặt sau đây:
    1.1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch còn phức tạp
    Mặc dù công tác hộ tịch có vị trí, vai trò quan trọng đối với quản lý nhà nước và bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân như đã nêu ở trên, nhưng cho đến nay, ngoại trừ các quy định mang tính nguyên tắc trong Bộ Luật Dân sự, Luật Hôn nhân và gia đình..., văn bản điều chỉnh trực tiếp trong lĩnh vực hộ tịch chỉ là Nghị định và Thông tư, chưa có đạo luật riêng về hộ tịch.
    Mặc khác, có tới 06 Nghị định, 01 Thông tư liên tịch và 05 Thông tư (xem Phụ lục đính kèm) cùng điều chỉnh trong lĩnh vực hộ tịch nên tạo độ phức tạp, gây khó khăn cho cơ quan hộ tịch khi áp dụng (khó nhớ, khó áp dụng), người dân cũng khó phân biệt việc hộ tịch của mình sẽ được áp dụng theo văn bản nào.
    1.2. Việc phân cấp thẩm quyền đăng ký hộ tịch chưa triệt để
    Mặc dù Nghị định số 158/2005/NĐ-CP đã có sự phân cấp đăng ký hộ tịch, nhưng chưa triệt để. Hiện nay, cả 03 cấp (tỉnh, huyện, xã) đều có thẩm quyền đăng ký hộ tịch, thậm chí có việc Bộ Tư pháp phải cho ý kiến trước khi địa phương giải quyết. Chính vì vậy, đã dẫn đến chồng chéo chức năng quản lý và đăng ký; cũng do việc phân cấp chưa triệt để nên từng cấp chủ yếu lo việc đăng ký, ít quan tâm đến nhiệm vụ quản lý, đặc biệt là công tác kiểm tra, chỉ đạo đối với cấp dưới, từ đó không kịp thời uốn nắn những sai sót (nếu có), đồng thời dẫn đến đùn đẩy nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn lên cấp trên.
    1.3. Sự quan tâm và đầu tư cho công tác hộ tịch chưa đồng đều ở các địa phương
    1.3.1. Việc bố trí cán bộ
    Ở một số địa phương, việc lựa chọn, bố trí cán bộ làm công tác hộ tịch đặc biệt là công chức Tư pháp - Hộ tịch ở cấp xã chưa thực sự xuất phát từ yêu cầu công việc. Do sự toàn quyền của UBND cấp xã trong việc bố trí công chức Tư pháp - Hộ tịch, nên có tình trạng công chức Tư pháp - Hộ tịch chưa đủ tiêu chuẩn vẫn được làm việc, trong khi hàng năm có hàng ngàn sinh viên tốt nghiệp Đại học Luật vẫn khó xin việc làm; thậm chí có địa phương còn có tình trạng dành chỗ để chờ con em đủ điểu kiện để bố trí. 
    Theo số liệu thống kê đã nêu ở trên, thì hiện tại trong cả nước có 16.820 cán bộ làm công tác hộ tịch trên tổng số 11.118 đơn vị hành chính cấp xã, trong đó có 15.249 công chức Tư pháp - Hộ tịch và 1.571 cán bộ hợp đồng (bình quân mỗi xã, phường, thị trấn trong cả nước có 1,5 cán bộ làm công tác hộ tịch).  Như vậy, ngoài những xã, phường, thị trấn có 02 công chức Tư pháp - Hộ tịch, trong đó có 01 công chức chuyên trách về hộ tịch, thì với những nơi chưa bố trí được công chức chuyên trách về hộ tịch, thì họ sẽ phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc khác nhau. 
    1.3.2. Việc tổ chức, bồi dưỡng nghiệp vụ
    Một số địa phương vẫn còn coi nhẹ công tác tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, có địa phương chỉ tổ chức triển khai khi có những văn bản mới mà không định kỳ tổ chức bồi dưỡng về nghiệp vụ hộ tịch; chính vì không được kịp thời bồi dưỡng nghiệp vụ nên số công chức mới thay không đáp ứng được yêu cầu công việc.
    1.3.3. Về đầu tư cơ sở, vật chất phục vụ cho công tác hộ tịch
    Mặc dù quy định về đăng ký kép (đăng ký vào 02 quyển sổ như nhau) đã được quy định từ Nghị định số 83/1998/NĐCP nhưng một số địa phương chỉ mua 01 quyển sổ và đăng ký vào 01 quyển sổ đó, nên không có sổ để chuyển lưu lên UBND cấp huyện, vì vậy mà số sổ lưu tại UBND cấp xã lớn hơn rất nhiều số lưu tại UBND cấp huyện (xem bảng Phụ lục 2 đính kèm). Cho đến nay vẫn còn những địa phương, UBND cấp xã không trang bị riêng máy vi tính cho công chức Tư pháp - Hộ tịch tác nghiệp, cũng như không có tủ riêng cho công chức Tư pháp - Hộ tịch cất giữ hồ sơ, sổ hộ tịch; chính vì công chức Tư pháp - Hộ tịch phải sử dụng chung máy vi tính với văn phòng nên đã không đáp ứng yêu cầu về thời gian trả kết quả cho công dân; việc lưu chung với các hồ sơ, giấy tờ khác cũng dễ làm thất lạc hay hư hỏng hồ sơ, đặc biệt là sổ hộ tịch.
    1.4. Chưa tạo điều kiện tốt nhất để bảo đảm quyền đăng ký hộ tịch của công dân
    Yêu cầu đặt ra là Nhà nước phải có trách nhiệm đăng ký để thực hiện việc quản lý và cũng bảo đảm quyền đăng ký hộ tịch cho công dân; tuy nhiên, trên thực tế bên cạnh một số bất cập từ quy định của pháp luật, trong nhiều trường hợp, tinh thần, thái độ phục vụ của một bộ phận cán bộ làm công tác hộ tịch chưa cao,   còn gây phiền hà, sách nhiễu; việc thực thi các quy định của pháp luật về đăng ký, quản lý còn chưa nghiêm, có nơi còn buông lỏng quản lý dẫn đến sai phạm bị xử lý kỷ luật, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự; trong một số trường hợp đã có phản ánh về hiện tượng tiêu cực, nhưng lãnh đạo UBND không có biện pháp xử lý  kịp thời, vẫn để cho các công chức này tiếp tục làm việc, gây bức xúc cho nhân dân; cụ thể là:
    - Quy định về thủ tục đăng ký các loại việc hộ tịch còn quá nhiều loại giấy tờ khác nhau, lệ thuộc vào nơi cư trú đã dẫn đến trường hợp công dân không đáp ứng đủ thì không được đăng ký;
    - Cán bộ trực tiếp giải quyết công việc hộ tịch tự đặt thêm thủ tục giấy tờ khi người dân có yêu cầu đăng ký hộ tịch (đăng ký kết hôn tại Ủy ban nhân dân  cấp xã nơi cư trú vẫn yêu cầu phải xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký lại việc sinh phải có xác nhận của Phòng Tư pháp về việc Phòng Tư pháp không lưu được Sổ đăng ký khai sinh...); khi hồ sơ đăng ký hộ tịch chưa đầy đủ, cán bộ hộ tịch không hướng dẫn một lần mà mỗi lần chỉ hướng dẫn một nội dung nên người dân phải đi lại nhiều lần mới được giải quyết…
    - Áp dụng quy định của pháp luật để giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân một cách máy móc nên một số trường hợp quyền lợi của người dân giải quyết sai quy định, thậm chí có trường hợp không được giải quyết.
    1.5. Dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán, không xâu chuỗi, kết nối được với nhau
    Từ trước đến nay pháp luật về hộ tịch đều quy định mỗi việc hộ tịch (sinh, kết hôn, tử, nuôi con nuôi, giám hộ…) được đăng ký vào một sổ riêng (Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký tử, Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi v.v…), qua đó dữ liệu khai sinh chỉ được phản ánh trong Sổ đăng ký khai sinh, dữ liệu kết hôn chỉ được phản ánh trong Sổ đăng ký kết hôn… Mặt khác, trong thời kỳ công nghiệp hóa và hội nhập hiện nay, người dân di cư tới nhiều địa bàn khác nhau (kể cả ở nước ngoài), thì các sự kiện hộ tịch của cá nhân cũng được đăng ký ở nhiều địa phương khác nhau, nhiều cấp khác nhau, kể cả ở Cơ quan đại diện; trong khi đó lại không có 01 sổ hộ tịch chung để tích hợp mọi thông tin về hộ tịch của mỗi cá nhân, chính vì vậy, các dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán, không xâu chuỗi, kết nối được với nhau nên Nhà nước không kiểm soát được thông tin về hộ tịch của từng cá nhân, khả năng tra cứu, khai thác phục vụ cho yêu cầu của người dân và của các cơ quan, tổ chức rất hạn chế. Cùng với thông tin ghi trong sổ hộ tịch, các giấy tờ hộ tịch được cấp cho cá nhân công dân cũng chỉ có nội dung ghi về một sự kiện hộ tịch đã được đăng ký nên khi cần chứng minh tình trạng hộ tịch, thì người dân phải nộp cùng một lúc tất cả các loại giấy tờ hộ tịch đã được cấp.
    Bên cạnh đó, việc quản lý các thông tin biến động hộ tịch còn bất cập, chưa có được sự liên thông giữa các ngành ở Trung ương và địa phương. Cùng với hệ thống sổ hộ tịch chưa được cải tiến hợp lý như đã nói ở trên và việc lưu sổ hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch cũng chưa khoa học đã dẫn đến hệ thống dữ liệu hộ tịch (thực chất là những kho dữ liệu độc lập) bị phân tán, không tập trung, không kết nối được với nhau nên không tích hợp được thông tin về hộ tịch của từng cá nhân; khả năng tra cứu, khai thác phục vụ cho yêu cầu của người dân và của các cơ quan, tổ chức là rất hạn chế. Điều này một mặt làm giảm hiệu quả công tác quản lý dân cư, quản lý xã hội, chưa đóng góp được nhiều cho công tác dự báo để hoạch định, xây dựng và thực thi chính sách về kinh tế, xã hội và an ninh quốc phòng của đất nước. Mặt khác, vừa thiếu cơ sở pháp lý vững chắc bảo đảm cho người dân thực hiện các quyền công dân của mình, vừa tạo kẽ hở cho một số cá nhân lợi dụng trốn tránh việc thực hiện nghĩa vụ công dân theo quy định của pháp luật.
    1.6. Tùy tiện trong việc đăng ký, cấp giấy tờ hộ tịch cho công dân; chưa bảo đảm độ chính xác khi cấp giấy tờ hộ tịch
    Tình trạng đăng ký không kịp thời, chưa đầy đủ và thiếu chính xác trong đăng ký hộ tịch vẫn còn tồn tại ở một số địa phương. Sự tùy tiện trong việc đăng ký, cấp giấy tờ hộ tịch được thể hiện trong những trường hợp sau:
    - Đăng ký sai thẩm quyền;
    - Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch không căn cứ vào sổ gốc;
    - Dễ dãi trong việc cấp giấy tờ hộ tịch, nhất là Giấy khai sinh: có trường hợp nội dung trong bản sao Giấy khai sinh khác với nội dung trong bản chính và khác nội dung trong sổ gốc; nội dung khai sinh trong sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, văn bằng, học bạ của người học được ghi theo bản sao Giấy khai sinh nên không phù hợp với bản chính; thậm chí có những trường hợp một người được cấp đến 2 bản chính Giấy khai sinh với nội dung khác nhau; do đó đã xảy ra trường hợp khi đi làm Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, người dân nộp 01 Giấy khai sinh, khi đi học nộp 01 Giấy khai sinh khác nên đã dẫn đến tình trạng nội dung khai sinh trong văn bằng, học bạ của người học không phù hợp với sổ hộ khẩu và các giấy tờ tùy thân khác… Sự sai sót này đã để lại nhiều hệ lụy phức tạp và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của chính người sử dụng;
    - Cấp khống giấy tờ hộ tịch;
    - Khi đăng ký hộ tịch chỉ cấp giấy tờ hộ tịch cho người đi đăng ký mà không ghi ngay vào sổ hộ tịch;
    - Sổ hộ tịch bị tẩy xóa nội dung, việc sửa chữa sai sót không thực hiện theo đúng quy định (không ghi ngày, tháng năm sửa, không ghi tên người sửa và không đóng dấu vào nội dung sửa...), có trường hợp dùng bút xóa để sửa chữa;
    - Sổ hộ tịch không ghi chú những sự kiện đăng ký đặc biệt (đăng ký quá hạn, đăng ký lại...) dẫn đến khó phân tích số liệu, từ đó không bảo đảm chính xác số liệu thống kê; hết năm không thống kê số liệu hộ tịch đã đăng ký trong năm theo quy định;
    - Khi giải quyết chỉ dựa vào giấy tờ mà không có xác minh, đặc biệt là giải quyết yêu cầu về thay đổi, cải chính hộ tịch, đăng ký quá hạn, đăng ký lại việc sinh cho cán bộ, công chức nên đã dẫn đến sai sót trong nội dung đăng ký.
    1.7. Quy định về lưu sổ hộ tịch chưa được thực hiện nghiêm túc ở một số địa phương
    Yêu cầu về đăng ký kép (02 quyển như nhau), một quyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã và 01 quyển lưu tại Sở Tư pháp (hiện sổ này (nếu có) đã được chuyển lưu về UBND cấp huyện) đã được quy định từ Nghị định số 83/1998/NĐ-CP (Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/10/1989); tuy nhiên, qua tổng hợp báo cáo thống kê số liệu thì nhiều địa phương không có sổ hộ tịch lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện từ thời điểm này (xem bảng phụ lục số 2 đính kèm), điều đó đồng nghĩa với việc những địa phương này chỉ thực hiện đăng ký vào 01 quyển sổ và lưu ngay tại UBND cấp xã; bên cạnh đó, cũng có những địa phương không lưu được sổ. Việc mất sổ có cả nguyên nhân khách quan, nhưng cũng có cả nguyên nhân chủ quan do không được bảo quản, giữ gìn cẩn thận.
    1.8. Hạn chế trong cải cách thủ tục hành chính
    Mặc dù, việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch bước đầu đã phát huy hiệu quả; tuy nhiên, việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông (theo Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 4 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại các cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương) trong đăng ký hộ tịch đôi khi lại có tác động ngược lại, đặc biệt là tiến độ xử lý hồ sơ.  Để giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch, đòi hỏi cán bộ thụ lý hồ sơ phải chuyên sâu về chuyên môn để kiểm tra, hướng dẫn hồ sơ, nhưng thực tế trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ tham gia vào quy trình "một cửa", cụ thể là cán bộ tiếp nhận hồ sơ còn nhiều hạn chế về trình độ chuyên môn (người được bố trí vào vị trí này thường là cán bộ văn phòng), nên trong trường hợp hồ sơ của đương sự còn thiếu hoặc chưa đạt yêu cầu nhưng cán bộ tiếp nhận không phát hiện được để hướng dẫn hoặc hướng dẫn không đầy đủ nên người dân phải đi lại nhiều lần, kéo dài thời gian giải quyết. Mặt khác, theo quy định của pháp luật hộ tịch hiện hành, thì có một số việc đăng ký hộ tịch phải giải quyết ngay (như đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, cấp lại bản chính Giấy khai sinh, cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch…) nếu cứ áp dụng theo quy trình nộp hồ sơ cho bộ phận một cửa, bộ phận một cửa chuyển cho phòng hoặc cán bộ chuyên môn kiểm tra hồ sơ… thì không thể bảo đảm trả kết quả cho công dân ngay trong ngày.
    1.9. Sự phối hợp giữa các ngành, các cấp chưa đồng bộ
    Sự phối hợp giữa các ngành, các cấp chưa đồng bộ đã dẫn đến tình trạng cùng một tiêu chí, nhưng mỗi ngành có một số liệu thống kê báo cáo khác nhau, điều này đã gây khó khăn cho Nhà nước trong việc hoạch định chính sách. Cơ chế thông báo những thay đổi liên quan đến hộ tịch của từng cá nhân cũng chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, nhiều trường hợp không thông báo nên không kịp thời cập nhật những thay đổi về hộ tịch liên quan trong sổ hộ tịch (Ví dụ: do không nhận được thông báo việc ly hôn để ghi chú vào Sổ đăng ký kết hôn nên mặc dù đã ly hôn vẫn được cấp bản sao Giấy chứng nhận kết hôn).
    1.10. Phương thức đăng ký hộ tịch còn mang tính chất thủ công, mức độ áp dụng công nghệ thông tin còn hạn chế
    Mặc dù việc đăng ký hộ tịch bằng điện tử đã được triển khai ở một số địa phương, nhưng mức độ còn rất hạn chế. Phương thức đăng ký hộ tịch hiện nay chủ yếu vẫn thực hiện theo phương pháp thủ công (ghi bằng tay, lưu bằng sổ giấy). Do chưa có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nên việc lưu sổ giấy dễ dẫn đến bị hỏng, bị mất, từ đó không đáp ứng được yêu cầu thống kê số liệu cũng như yêu cầu cấp giấy tờ hộ tịch cho người dân. Hơn nữa, phương thức đăng ký hộ tịch này không phù hợp với định hướng xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại.
    1.11. Công tác thống kê số liệu đăng ký hộ tịch còn yếu, chưa bảo đảm độ chính xác của số liệu.
    Một số nơi, chính quyền địa phương coi nhẹ công tác thống kê số liệu, nên không có sự chỉ đạo tích cực, công chức làm công tác thống kê số liệu không làm hết trách nhiệm của mình nên báo cáo không kịp thời và không bảo đảm độ chính xác của số liệu (sai số rất nhiều). Chính vì số liệu thống kê về hộ tịch cũng như thông tin về hộ tịch của từng cá nhân chưa đủ độ tin cậy nên định kỳ 10 năm 1 lần, Nhà nước ta đã phải bỏ ra vài trăm tỷ cho các cuộc Tổng điều tra dân số (năm 2009 chi tới trên 400 tỷ đồng)[6], trong khi nếu số liệu về hộ tịch đầy đủ, chính xác thì sẽ được sử dụng ngay mà không phải tốn nhiều chi phí cho công tác điều tra, thu thập số liệu. Cũng chính vì số liệu thống kê không kịp thời, đầy đủ, thiếu chính xác nên không đủ độ tin cậy để làm cơ sở để hoạch định chính sách phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng của đất nước.
    1.12. Nhận thức của người dân đối với quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch còn hạn chế nên việc đăng ký quá hạn còn chiếm tỷ lệ tương đối cao; ở một số địa phương vẫn còn tình trạng tảo hôn
    Nhận thức của người dân đối với quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch còn hạn chế, đặc biệt là khu vực miền núi, vùng sâu, vùng xa là nguyên nhân dẫn đến tình trạng trẻ em sinh ra không được đăng ký khai sinh đúng hạn, thậm chí không được đăng ký khai sinh; nam nữ chung sống với nhau như vợ chồng, nhưng không đăng ký kết hôn; người chết không đăng ký khai tử.
    Số liệu đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn vẫn chiếm tỷ lệ đáng kể; số nam nữ chung sống với nhau như vợ chồng nhưng không đăng ký kết hôn vẫn còn tồn tại ở một số địa phương, đặc biệt là tỷ lệ đăng ký khai tử còn rất thấp, nhất là khu vực miền núi, vùng sâu, vùng xa (chỉ đến khi giải quyết các quyền lợi liên quan, thân nhân của người chết mới đi đăng ký khai tử). Theo báo cáo thống kê hàng năm của các địa phương, thì trong cả nước năm 2010, tỷ lệ đăng ký quá hạn chiếm 22%, đăng ký lại chiếm 19%) và trong thực tế đã xảy ra tình trạng cán bộ, công chức lợi dụng việc đăng ký quá hạn, đăng ký lại việc sinh để cải chính tuổi trong hồ sơ.
    Tảo hôn là hệ lụy của phong tục, tập quán lạc hậu, nhưng do chưa làm tốt công tác tuyên truyền, vận động nâng cao hiểu biết của người dân cùng với sự vào cuộc chưa đồng bộ của các ngành, đoàn thể ở địa phương trong việc tuyên truyền Luật Hôn nhân gia đình nên nhiều nơi người dân cho rằng tảo hôn là sự bình thường, mặc nhiên trong cuộc sống; cũng do người dân chưa thấy hết được sự nguy hiểm của tình trạng tảo hôn, nên vẫn duy trì và phát triển mối quan hệ này.
    1.13. Công tác đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài vẫn còn những hạn chế, bất cập
    Mặc dù các cơ quan quản lý lĩnh vực này (từ Trung ương đến địa phương) đã tích cực tìm biện pháp nhằm lành mạnh hóa quan hệ hôn nhân có yếu tố nước ngoài, từng bước hạn chế hiện tượng tiêu cực, nhưng hiệu quả chưa đạt được như mong muốn, cụ thể là:
    - Số lượng kết hôn với người nước ngoài vẫn gia tăng, trong đó tập trung nhiều ở một số địa bàn như Hàn Quốc và Đài Loan;
    - Việc áp dụng quy định của pháp luật để giải quyết hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài ở các địa phương còn chưa thống nhất; ngoài những địa phương thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật, giải quyết đúng thủ tục, bảo đảm về thời gian vẫn còn một số địa phương, cán bộ tự đặt thêm thủ tục, giấy tờ, gây phiền hà cho đương sự, có trường hợp đã dẫn đến khiếu kiện;
    - Thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài còn phức tạp, quy định thời hạn giải quyết hồ sơ quá dài (tối đa là 40 ngày - kể cả thời gian xác minh) đã dẫn đến một số trường hợp cán bộ giải quyết lợi dụng để gây phiền hà, tiêu cực, thậm chí có trường hợp đã bị xử lý hình sự.
    1.14. Công tác đăng ký hộ tịch tại các Cơ quan đại diện
    Mặc dù trong những năm gần đây, Bộ Ngoại giao đã quan tâm chỉ đạo các Cơ quan đại diện về công tác hộ tịch (kể cả công tác quốc tịch), từ đó công tác này đã có những chuyển biến tích cực; tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế sau đây:
    - Chưa thực hiện tốt yêu cầu về lưu trữ sổ hộ tịch (tại các Cơ quan đại diện chỉ lưu được 91 quyển Sổ đăng ký khai sinh, 44 quyển Sổ đăng ký kết hôn, 17 quyển Sổ đăng ký khai tử);
    - Chưa thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê định kỳ 6 tháng và hàng năm theo quy định của pháp luật;
    - Một số Cơ quan đại diện không sử dụng biểu mẫu hộ tịch do Bộ Tư pháp thống nhất phát hành, có nơi ghi nội dung trong giấy tờ hộ tịch không đúng với quy định… nên đã gây phiền hà cho công dân khi sử dụng;
    - Việc hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho công dân Việt Nam đinh cư ở nước ngoài và người nước ngoài để sử dụng làm thủ tục đăng ký hộ tịch ở trong nước cũng chưa theo đúng quy định về hợp pháp hóa lãnh sự (có trường hợp chỉ chứng nhận sao y bản chính, có trường hợp chỉ đóng dấu mà không có nội dung xác nhận…) điều này đã gây phiền hà cho công dân khi sử dụng các giấy tờ này, đặc biệt đối với những nước không thực hiện được việc hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.
    2. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế
    Những hạn chế trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch đã nêu trên do một số nguyên nhân cơ bản sau đây:
    2.1. Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo chưa đồng bộ
    Một số địa phương, lãnh đạo Ủy ban nhân dân chưa thực nhận thức được tầm quan trọng của công tác hộ tịch nên không quan tâm, đầu tư cho công tác này (kể cả về cơ sở vật chất, con người, phương tiện làm việc, kinh phí triển khai…). Đăng ký hộ tịch là trách nhiệm của UBND, nhưng có nơi còn phó mặc, khoán trắng cho Tư pháp, không quan tâm, đầu tư cũng như không có sự chỉ đạo kiểm tra.
    2.2. Chưa có bước đột phá trong xây dựng thể chế
    Việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch trong thời gian qua chỉ mang tính chắp vá bằng cách sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế những văn bản cũ mà chưa quan tâm đến việc xây dựng một đạo Luật chung điều chỉnh thống nhất trong lĩnh vực hộ tịch.
    2.3. Đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau và không ổn định
    Hiện nay, ở các xã, phường, thị trấn, công chức Tư pháp - Hộ tịch ngoài việc tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) phải đảm nhiệm 12 đầu việc, trong đó có việc đăng ký và quản lý hộ tịch. Trong khi đó, trên thực tế, tính chất chuyên môn của công tác hộ tịch và các công tác tư pháp khác (công tác văn bản, tuyên truyền pháp luật, hòa giải…) rất khác nhau, không phù hợp với việc ghép chung một cách cơ học hai loại nhiệm vụ này trong cùng một chức danh Tư pháp - Hộ tịch. Cũng chính vì phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, nên công chức Tư pháp - Hộ tịch không có thời gian đầu tư cho việc nghiên cứu, nâng cao trình độ chuyên môn cũng như cập nhật kịp thời những văn bản mới; cũng từ nguyên nhân này mà đội ngũ công chức Tư pháp – Hộ tịch không được chuyên nghiệp. Mặt khác, công chức Tư pháp - Hộ tịch là vị trí dễ bị thay đổi theo nhiệm kỳ của Ủy ban nhân dân nên chuyên môn bị hạn chế do không được bồi dưỡng nghiệp vụ kịp thời. Đây chính là nguyên nhân làm giảm hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch.
    Cũng như công chức Tư pháp - Hộ tịch, các cán bộ Lãnh sự làm công tác hộ tịch tại các Cơ quan đại diện cũng không ổn định (do được bổ nhiệm theo nhiệm kỳ), nên phần nào hạn chế đến công tác chuyên môn, trong khi nghiệp vụ về hộ tịch, quốc tịch đòi hỏi phải chuyên sâu, điều này đã ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
    2.4. Việc phân cấp thẩm quyền đăng ký hộ tịch chưa triệt để (vẫn còn nhiều cấp có thẩm quyền đăng ký hộ tịch); việc quy định về ghi sổ và cấp giấy tờ hộ tịch chưa khoa học (không có sổ hộ tịch chung và cũng không có một loại giấy tờ hộ tịch chung cấp cho cá nhân trong đó tích hợp mọi thông tin về hộ tịch của cá nhân).
    2.5. Yêu cầu cải cách thủ tục hành chính chưa gắn với đặc thù của công việc hộ tịch
    2.6. Chưa ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch
    Chưa có cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử kết nối giữa các cơ quan hộ tịch ở trong nước với nhau, cũng như với các Cơ quan đại diện để chia sẻ và kết nối thông tin phục vụ cho việc tra cứu, xác minh thông tin về hộ tịch của cá nhân là nguyên nhân gây tốn kém về kinh phí, không bảo đảm độ chính xác về thông tin, kéo dài thời hạn giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của công dân Việt Nam.
    2.7. Quá tải về công việc, chưa có cơ chế chính sách phù hợp cho những chị em phụ nữ nông thôn là những nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong thực hiện yêu cầu quản lý Nhà nước về hộ tịch cũng như giải quyết đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài ở Sở Tư pháp
    Hiện tại, trung bình mỗi Phòng Hành chính tư pháp thuộc Sở Tư pháp chỉ có từ 3 - 4 công chức; trong khi đó chức năng của phòng là giúp Giám đốc Sở Tư pháp quản lý nhiều mảng công việc khác nhau như: hộ tịch, quốc tịch, lý lịch tư pháp, chứng thực, bồi thường Nhà nước…; để làm tốt nhiệm vụ quản lý, thì riêng các việc thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tuyên tuyền, kiểm tra… đối với từng lĩnh vực đã chiếm khá nhiều thời gian, trong khi đó còn phải đảm nhiệm yêu cầu trực tiếp giải quyết hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài nên đã xao nhãng nhiệm vụ quản lý (khi cơ sở vướng mắc không chỉ đạo mà chuyển hồ sơ lên xin ý kiến Bộ Tư pháp, cũng vì tập trung giải quyết những vụ việc cụ thể mà Bộ Tư pháp không tập trung, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô như việc xây dựng và hoàn thiện thể chế…). Bên cạnh đó, các tổ chức đoàn thể (Đoàn thanh niên, Hội phụ nữ…) chưa phát huy được vai trò của mình trong việc tuyên truyền, nâng cao nhận thức của chị em, nên vẫn còn nhiều chị em mong muốn lấy chồng nước ngoài để được “đổi đời”. Ủy ban nhân dân các cấp chưa có chương trình, chính sách xã hội cụ thể trong việc tạo công ăn, việc làm, thu nhập ổn định để chị em yên tâm với cuộc sống hiện tại cũng là nguyên nhân dẫn đến sự gia tăng số lượng chị em kết hôn với công dân nước ngoài.
              III. KIẾN NGHỊ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH
    Nhằm phát huy những kết quả đã đạt được, đồng thời khắc phục những vấn đề còn tồn tại trong công tác hộ tịch; trong thời gian tới cần tập trung vào những giải pháp sau đây:
    1.     Hoàn thiện thể chế
    Như phần trên đã trình bày, hạn chế lớn nhất trong thể chế về hộ tịch là các quy phạm pháp luật về hộ tịch còn phân tán trong nhiều văn bản khác nhau và văn bản điều chỉnh trực tiếp trong lĩnh vực hộ tịch chỉ là Nghị định và Thông tư. Chính vì vậy, việc xây dựng một đạo Luật về hộ tịch làm cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất về đăng ký và quản lý hộ tịch trong toàn quốc và các Cơ quan đại diện là yêu cầu cấp thiết đặt ra trong giai đoạn hiện nay.
    Ngày 06/8/2011, Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ nhất đã thông qua Nghị quyết số 07/2011/QH13 về chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2012 và điều chỉnh chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2011; trong đó Luật Hộ tịch đã được đưa vào chương trình chính thức trình Quốc hội cho ý kiến tại kỳ họp thứ 4, Quốc hội khóa XIII. Ngày 27 tháng  9 năm 2011, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1681/QĐ-TTg về việc phân công cơ quan chủ trì, soạn thảo dự án luật, pháp lệnh thuộc Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2012 và các dự án luật, pháp lệnh được điều chỉnh trong Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2011 của Quốc hội; trong đó Luật Hộ tịch sẽ được Chính phủ trình Quốc hội xem xét, cho ý kiến tại kỳ họp thứ tư (tháng 10/2012).
    Dự thảo Luật Hộ tịch cần được xây dựng trên cơ sở bảo đảm kế thừa và phát triển các quy định pháp luật về hộ tịch đã được thực tế kiểm nghiệm, khắc phục một cách cơ bản những hạn chế, bất cập của hệ thống pháp luật hiện hành; cụ thể là:
    1.1. Tiếp tục phân cấp mạnh mẽ thẩm quyền đăng ký hộ tịch
    Cần tách bạch rõ ràng hơn chức năng quản lý nhà nước về hộ tịch (xây dựng thể chế, hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện thể chế, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm…) và chức năng đăng ký hộ tịch, theo hướng tiếp tục phân cấp thẩm quyền đăng ký hộ tịch cho chính quyền cấp cơ sở; cấp tỉnh chỉ làm nhiệm vụ quản lý.
    1.2. Xây dựng chức danh Hộ tịch viên
    Để nâng cao hiệu lực, hiệu quả của công tác hộ tịch thì cần thiết phải ổn định, chuyên nghiệp hóa đội ngũ công chức thực hiện công tác hộ tịch thông qua việc xây dựng chức danh Hộ tịch viên. Việc xây dựng chức danh Hộ tịch viên sẽ bảo đảm tính chuyên nghiệp cho đội ngũ công chức này đồng thời cũng là điều kiện cần thiết để Ủy ban nhân dân cấp xã nhận chuyển giao những công việc phức tạp từ Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
    1.3. Lập Sổ bộ hộ tịch và cấp Sổ hộ tịch cá nhân
    Để khắc phục tình trạng dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán, không kết nối được với nhau thì cần cải tiến sổ hộ tịch và phương thức đăng ký, quản lý hộ tịch. Theo đó, cần lập Sổ bộ hộ tịch (do cơ quan nhà nước quản lý) và cấp Sổ hộ tịch cá nhân (do cá nhân công dân giữ để sử dụng khi cần chứng minh tình trạng hộ tịch của mình). Sổ bộ hộ tịch được lập và Sổ hộ tịch cá nhân được cấp khi công dân đăng ký khai sinh và các sự kiện hộ tịch phát sinh sau khi đăng ký khai sinh như: kết hôn, ly hôn, nuôi con nuôi, giám hộ, thay đổi, cải chính hộ tịch... cũng sẽ phải được ghi vào Sổ bộ hộ tịch và Sổ hộ tịch cá nhân.
    1.4. Cấp số định danh công dân
    Hiện nay, khi các cơ quan nhà nước, các tổ chức cấp các loại giấy tờ liên quan đến nhân thân của mỗi cá nhân để sử dụng thường dùng nhiều số khác nhau (Số chứng minh nhân dân, Số Hộ chiếu, Mã số thuế…) nên không có sự thống nhất, kết nối với nhau dẫn đến khó khăn cho công tác quản lý xã hội. Dự thảo Luật cần quy định việc cấp số định danh công dân cho công dân Việt Nam và số này sẽ được ghi vào Sổ bộ hộ tịch, Sổ hộ tịch cá nhân; theo đó, các số Chứng minh nhân dân, mã số thuế… của cá nhân cũng sẽ lấy theo số này; từ đó, mỗi cá nhân chỉ cần có một số duy nhất trong đời để thực hiện các giao dịch liên quan.
    1.5. Xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
    Cần xác định, xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là một yêu cầu bức thiết hiện nay. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý hộ tịch, đặc biệt là trong thống kê, báo cáo số liệu đăng ký hộ tịch để phục vụ chính xác, kịp thời cho việc xây dựng, hoạch định chính sách kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh và trong tra cứu thông tin biến động hộ tịch theo yêu cầu của người dân.
    2. Trong khi chờ trình Quốc hội xem xét, thông qua Luật Hộ tịch, cần làm tiếp tục làm tốt những việc sau đây:
    2.1. Tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch
    Công tác quản lý, đăng ký hộ tịch cần được coi là công tác quan trọng của cấp uỷ, chính quyền địa phương, không phải là công tác của riêng ngành Tư pháp. Các Sở Tư pháp cần xác định vai trò nòng cốt của mình, chủ động, tích cực hơn nữa trong việc tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cũng như sự phối hợp với các sở, ban, ngành trong quá trình tổ chức thực hiện; sớm có giải pháp cụ thể phù hợp với tình hình thực tiễn của địa phương để khắc phục tình trạng buông lỏng quản lý  hoặc hạn chế, yếu kém trong công tác quản lý, đăng ký hộ tịch; tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đối với hoạt động đăng ký hộ tịch ở cấp huyện, cấp xã; việc đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài; thay đổi, cải chính hộ tịch… kịp thời uốn nắn các sai sót, xử lý nghiêm các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch.
    2.2. Tiếp tục củng cố, kiện toàn, nâng cao năng lực cán bộ, công chức làm công tác hộ tịch, đặc biệt ở cấp huyện và cấp xã 
    Thông tư liên tịch số 03/2010/TTLT-BNV-BTC-BLĐTBXH ngày 27/5/2010 của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22/10/2009 đã quy định việc ưu tiên bố trí thêm chức danh Tư pháp - Hộ tịch.
    Như vậy, về mặt pháp lý, mặc dù các văn bản pháp luật hiện hành quy định về chức danh, số lượng cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn chưa ghi nhận một cách chính thức về chức danh Hộ tịch viên, nhưng các văn bản này đã quan tâm bố trí thêm chức danh Tư pháp - Hộ tịch; do đó, trước mắt các cấp chính quyền địa phương cần quan tâm, bố trí đủ mỗi xã, phường, thị trấn có ít nhất 01 công chức chuyên trách về hộ tịch. Để có một đội ngũ làm công tác hộ tịch chuyên nghiệp, ổn định; đủ về số lượng, bảo đảm về chất lượng; đáp ứng được yêu cầu của công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trong giai đoạn hiện nay thì công chức được bố trí vào vị trí Tư pháp - Hộ tịch  phải đủ tiêu chuẩn theo quy định và phải được bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch để đảm nhiệm công tác chuyên môn.
    2.3. Tiếp tục củng cố mối quan hệ phối hợp giữa các ngành, các cấp có liên quan; bảo đảm tính kết nối, liên thông giữa cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch với các cơ quan khác có liên quan trong quản lý và khai thác các thông tin, số liệu về hộ tịch.
    2.4. Tăng cường bảo đảm các điều kiện về phương tiện, cơ sở vật chất cho các cơ quan tư pháp
    Các cấp chính quyền địa phương cần xác định rõ ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác hộ tịch trong việc góp phần xây dựng các chính sách về kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và dân số, kế hoạch hóa gia đình để quan tâm, đầu tư hơn cho công tác này. Cần dành kinh phí nhất định cho việc mở các lớp tập huấn, các đợt tuyên truyền để người dân hiểu được quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của mình. Tại các xã, phường, thị trấn cần trang bị đầy đủ phương tiện làm việc (máy tính), tủ lưu hồ sơ, sổ hộ tịch, bố trí địa điểm tiếp dân...
    2.5. Tăng cường công tác tuyên truyền
    Cần coi công tác tuyên truyền là nhiệm vụ không thể thiếu của chính quyền các cấp; nâng cao nhận thức về pháp luật cho người dân, đặc biệt là bà con thuộc khu vực miền núi, vùng sâu vùng xa là đòi hỏi cấp bách, cần được thực hiện thường xuyên. Để thu hút sự tham gia của bà con, cần có những tài liệu chuẩn phục vụ công tác tuyên truyền, trong đó lưu ý trình độ của bà con theo từng vùng (tránh việc đọc văn bản), bên cạnh đó cũng cần đầu tư những khoản kinh phí cần thiết phục vụ cho công tác tuyên truyền, để bảo đảm hiệu quả của công tác tuyên truyền.
    2.6. Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch, xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
    2.7. Tiếp tục thực hiện cải cách hành chính, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân khi có yêu cầu đăng ký hộ tịch
    Thực hiện yêu cầu cải cách hành chính theo hướng đơn giản hóa quy trình, rút ngắn thời gian giải quyết, giảm bớt chi phí và phiền hà cho công dân khi có yêu cầu đăng ký hộ tịch đã được thể hiện tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP; tuy nhiên, để người dân thực sự được hưởng lợi từ yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, đòi hỏi trước hết là các công chức trực tiếp giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của công dân phải là những người có đạo đức, có tâm với nghề; thực hiện đúng chức trách của cán bộ công chức nói chung và cán bộ làm công tác hộ tịch nói riêng đã được quy định cụ thể trong pháp luật.
     

    2.8. Đổi mới công tác thống kê, báo cáo về hộ tịch

    Các ngành, các cấp cần quan tâm đến công tác thống kê, báo cáo về hộ tịch. Số liệu báo cáo phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, bảo đảm độ chính xác của số liệu.
    2.9. Củng cố và tăng cường hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện
    Bộ Tư pháp phối hợp chặt chẽ với Bộ Ngoại giao trong việc tập huấn về nghiệp vụ hộ tịch, quốc tịch cho các cán bộ sang làm công tác lãnh sự tại các Cơ quan đại diện; tổ chức các đoàn kiểm tra để kịp thời uốn nắn những sai sót (nếu có) trong quá trình thực hiện.
    Các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cần thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về hộ tịch, kể cả việc đăng ký sổ kép; bảo đảm đưa công tác hộ tịch, quốc tịch tại các Cơ quan đại diện ngày càng đi vào nền nếp, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước cũng như đáp ứng yêu cầu đăng ký hộ tịch của công dân Việt Nam ở nước ngoài.
    Trên đây là kết quả tổng kết công tác đăng ký và quản lý hộ tịch và việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch, Bộ Tư pháp xin báo cáo Chính phủ./.
     
    Nơi nhận:
    - Như trên;
    - Các Thành viên Chính phủ;
    - UBTP, UBPL của Quốc hội;
    - Văn phòng TW Đảng;
    - Văn phòng Tổng bí thư;
    - Văn phòng Quốc hội;
    - Văn phòng Chủ tịch nước;
    - Văn phòng Chính phủ;
    - Toà án nhân dân tối cao;
    - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
    - Lưu: VT, Vụ HCTP.
    KT.BỘ TRƯỞNG
    THỨ TRƯỞNG
     
     
     
     
    Đinh Trung Tụng
     
     
     
     
     
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     
                                                      PHỤ LỤC
    Các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành
    điều chỉnh trực tiếp trong lĩnh vực hộ tịch

     

     
     
     

    06 Nghị định, 01 Thông tư liên tịch và 05 Thông tư, bao gồm:

    - 06 Nghị định:
    + Nghị định số 77/2001/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2001 của Chính phủ quy định chi tiết về đăng ký kết hôn theo Nghị quyết số 35/2000/QH10 của Quốc hội về việc thi hành Luật Hôn nhân và gia đình (Nghị định này hiện đã hết hiệu lực một phần);
    + Nghị định số 32/2002/NĐ-CP ngày 27/3/2002 của Chính phủ quy định việc áp dụng Luật Hôn nhân và gia đình đối với các dân tộc thiểu số;
    + Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ngày 10/7/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài;
    + Nghị định số 69/2006/NĐ-CP ngày 21/7/2006 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 68/2002/NĐ-CP;
    + Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;
    + Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02 tháng 02 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân gia đình và chứng thực.
    - 01 Thông tư liên tịch:
     Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31/12/2008 của Liên Bộ Tư pháp - Ngoại giao hướng dẫn thực hiện quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch tại các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
    - 05 Thông tư:
    + Thông tư 07/2001/TT-BTP ngày 10/12/2001 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 77/2001/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2001 của Chính phủ quy định chi tiết về đăng ký kết hôn theo Nghị quyết số 35/2000/QH10 của Quốc hội (Nghị định số 77/2001/NĐ-CP  hiện đã hết hiệu lực một phần, theo đó Thông tư này cũng đã hết hiệu lực một phần);
              + Thông tư số 07/2002/TT-BTP ngày 16/12/2002 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị số 68/2002/NĐ-CP ngày 10/7/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài;
              + Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;
              + Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP ngày 25/3/2010 của Bộ Tư pháp ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng số, biểu mẫu hộ tịch;
    + Thông tư số 16.a/2010/TT-BTP ngày 08/10/2010 về việc sửa đổi biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Thông tư số 08.a/2010/TT-BTP.
     
     
     
     
                                            
     
     
     

    [1] Nguồn: Tổng hợp báo cáo của các Sở Tư pháp
    [2] Nguồn: Tổng hợp báo cáo của các Sở Tư pháp.
    [3] Nguồn: Tổng hợp báo cáo của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Cần Thơ.
    [4] Nguồn: Tổng hợp báo cáo của Bộ Ngoại giao
    [5] Ngày 22 tháng 4 năm 2011, tại thành phố Cần Thơ, Phó Thủ tướng Nguyễn Thiện Nhân đã chủ trì Hội nghị toàn quốc về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài, trong đó có tổng kết những kết quả đạt được và những hạn chế qua triển khai Chỉ thị này từ đó tìm ra giải pháp nhằm lành mạnh hóa quan hệ hôn nhân có yếu tố nước ngoài.
    [6] Nguồn: Trung tâm Thông tin và Tư liệu dân số, Tổng Cục Dân số Bộ Y tế.
     
THƯ VIỆN QUỐC HỘI - VĂN PHÒNG QUỐC HỘI
Địa chỉ: 22 Hùng Vương, Ba Đình, Hà Nội     Điện thoại: 080.46019     Fax: 080. 48278  
Email:
thuvienquochoi@qh.gov.vn | thuvienquochoi@gmail.com